Outil pour l’auto-évaluation:
Module Sur le Suivi et Evaluation
Outil pour l’auto-évaluation - Module Sur le Suivi et Evaluation   www.hivcode.org
Le Code de bonnes pratiques pour les ONG ripostant au VIH/SIDA (le « Code
») définit le suivi et évaluation comme suit :
Le suiviest la supervision périodique de la mise en œuvre d’une activité,
d’une intervention, d’un projet ou d’un programme. Il vise à établir si les
intrants (les ressources investies), les processus (les activités entreprises
et leur qualité) et les résultats (les réalisations attendues immédiates) se
déroulent suivant le plan prévu. Il inclut la collecte et l’analyse régulière
de données pour aider à prendre des décisions opportunes, garantir la
responsabilisation et fournir la base des évaluations et de l’apprentissage.
L’évaluationest un processus qui vise à déterminer de manière aussi
systématique et objective que possible, la pertinence, l’efficacité, l’efficience,
les mérites (la valeur ajoutée), la durabilité et/ou l’impact d’une intervention,
d’un projet ou d’un programme. Elle vise à fournir des informations précieuses
pour la gestion, à juger la valeur et les mérites d’une intervention et à tirer des
leçons pour des actions et une prise de décisions futures.
Le Code identifie un principe clé pour le suivi et évaluation
(S&E) :
• Nous planifions, nous suivons et nous évaluons les programmes par
rapport à leur efficacité et leur adéquation aux besoins communautaires.
Ceci étant dit, aucun des principes du Code – notamment les principes relatifs
aux programmes – ne peut être réalisé sans un bon suivi et évaluation et sans
la capacité à tirer et partager les leçons apprises qui s’ensuit.
Cette liste de vérification pour l’auto-évaluation vous permettra d’évaluer le
niveau de mise en œuvre efficace de ce principe dans votre organisation. Les
questions sont conçues comme des points de réflexion/directives pour vous
aider à identifier les domaines qui se trouvent déjà à un niveau de « bonne
pratique » et les domaines qui ont besoin d’être développés et renforcés.
Ce module a été élaboré par International HIV/AIDS Alliance.
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Outil pour l’auto-évaluation:
Module Sur le Suivi et Evaluation
Cette liste de vérification devrait être remplie par un groupe de trois
à cinq membres du personnel qui sont impliqués dans le S&E dans
votre organisation.
Veuillez indiquer votre réponse en cochant la case appropriée.
O  Oui, nous faisons ce travail/cette activité
I  Insuffisant, en préparation ou à l’étude
N  Non, nous n’avons pas encore entrepris ce travail/cette activité
NP  Non pertinent pour notre travail
Ce module met l’accent sur le suivi et évaluation pour les programmes/projets
; néanmoins, un système efficace de S&E devrait également être partie
intégrante des opérations et des fonctions d’une organisation en elle-même.
Soyez honnête s’il vous plaît en remplissant cette liste de vérification. Votre
score variera probablement d’un module à un autre en fonction de votre
domaine d’expertise.
Il n’y a pas de processus formel de notation pour cette évaluation. Nous
suggérons plutôt que vous examiniez les questions pour lesquelles vous
avez répondu « non » ou « insuffisant » et que vous choisissiez, pour votre
organisation, les domaines les plus pertinents qui auraient besoin d’être
améliorés à court terme.
Plan d’action
Nous vous incitons à utiliser cet outil pour identifier les domaines que votre
organisation a besoin de renforcer en vue d’atteindre un niveau de « bonne
pratique », puis à élaborer un bref Plan d’action qui présente des exemples de
LA MANIERE DONT vous comptez améliorer vos systèmes de S&E au cours
des six prochains mois. Vous pouvez utiliser le modèle du Plan d’action fourni
à la fin de ce module ou créer le vôtre.
Dix questions clés ont été mises en exergue dans la liste de vérification en
rouge. Ces questions portent sur des points fondamentaux que vous devez
examiner en premier en évaluant les systèmes de S&E de votre organisation.
En élaborant votre Plan d’action, gardez ces questions à l’esprit et si vous
avez répondu « non » à l’une d’entre elles, ceci pourrait être un bon point de
départ pour améliorer vos programmes !
Comment sauvegarder le Plan d’action :
Remplissez le module de l’auto-évaluation et le Plan d’action sous format
électronique, sauvegardez le fichier et envoyez-le au Secrétariat du Code par
e-mail. Le Secrétariat accordera à toutes les ONG qui soumettent des Plans
d’action le statut d’« ONG de mise en oeuvre » et de signataire en bonne et
due forme du Code. Après une période de six mois, nous vous demanderons
de mesurer vos progrès sur la base de votre Plan d’action.
Instructions pour
l’auto-évaluation
Le Code de bonnes pratiques
pour les ONG ripostant au VIH/
SIDA (Le « Code ») a été créé
par une importante coalition
d’ONG en vue d’offrir une vision
partagée des bonnes pratiques
sur la base desquelles les ONG
peuvent s’engager et être tenues
comptables.
Le Code décrit les principes et les
pratiques qui sont éclairés par des
preuves et qui sous-tendent les
ripostes réussies des ONG au VIH. Il
identifie un ensemble de domaines
qui sont essentiels aux programmes
de VIH et articule des principes
fondamentaux qui devraient
s’appliquer aux programmes de VIH
dans chacun de ces domaines.
Ces principes représentent une
référence, en montrant des
exemples de bonnes pratiques
que les ONG peuvent chercher à
atteindre avec le temps.
Pour de plus amples informations
sur le Code, veuillez visiter notre
site web : www.hivcode.org
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Liste de Verification
APlanification du S&E
Un plan de S&E devrait avoir des objectifs qui répondent à des besoins
identifiés, des indicateurs pertinents et un budget approprié. Cette section
vous aidera à identifier à quel point votre organisation a planifié les processus
de S&E
O  I  N  NP 1.  Votre organisation procède-t-elle à une évaluation des besoins en
impliquant les communautés affectées au niveau local, avant la
conception et la planification du programme ?
O  I  N  NP • Les points de vue des hommes, des femmes et des jeunes sont-ils
incorporés dans cette évaluation ?
O  I  N  NP • Les besoins des populations vulnérables clés concernées comme les
professionnel(le)s du sexe, les hommes ayant des rapports sexuels
avec des hommes et les consommateurs de drogues sont-ils pris en
compte ?
O  I  N  NP 2.  La conception et la planification du programme/projet reflètent-elles les
résultats de l’évaluation des besoins ?
O  I  N  NP 3.  Le programme/projet de votre organisation a-t-il des objectifs inscrits
dans le temps, mesurables et en phase avec la stratégie nationale de
VIH et de SIDA ?
O  I  N  NP 4.  Le plan de S&E de votre programme/projet comporte-t-il des
indicateurs qui sont clairement liés aux objectifs du programme/projet ?
O  I  N  NP 5.  Les indicateurs de S&E sont-ils liés aux intrants, aux résultats, aux effets
et à l’impact du programme/projet ?
O  I  N  NP 6.  Des ressources suffisantes sont-elles affectées aux activités de S&E
planifiées – notamment la disponibilité d’un personnel qualifié, de
ressources financières et d’un équipement technique ?
O  I  N  NP 7.  Les rôles et responsabilités du personnel de programme en termes de
suivi et évaluation sont-ils clairement définis et documentés ?
O  I  N  NP 8.  Votre organisation a-t-elle développé des partenariats avec d’autres
organisations de la société civile et les parties prenantes nationales pour
coordonner les activités de S&E au niveau du pays (conformément aux
3
ème
élément des « Trois Principes » de l’ONUSIDA – un cadre national
commun de S&E) ?
Actions requises pour appuyer la
Section A :
Veuillez indiquer votre réponse
en cochant la case appropriée.
O  Oui, nous faisons ce
travail/cette activité
I  Insuffisant, en
préparation ou à l’étude
N  Non, nous n’avons pas
encore entrepris ce
travail/cette activité
NP Non pertinent pour
notre travail
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Liste de Verification
Gestion des données
Les processus de gestion de données devraient être définis et disponibles.
Ils devraient offrir des données fiables, exactes, complètes et opportunes et
garantir que des mesures appropriées de contrôle de la qualité sont prises
à tous les niveaux. Cette section vous aidera à identifier à quel point les
processus de gestion de données sont efficaces.
B
O  I  N  NP 1.  Votre organisation assure-t-elle une formation et un recyclage en S&E
pour le personnel de programme et de S&E ?
O  I  N  NP 2.  Les données et les informations (notamment pour les indicateurs de
processus/résultats) sont-elles recueillies et enregistrées quand et là où
une activité est mise en œuvre ?
O  I  N  NP 3.  Les données sont-elles ventilées par âge et par sexe ?
O  I  N  NP 4.  La confidentialité est-elle respectée comme il faut dans le recodage des
données sur les utilisateurs ou les clients des services ?
O  I  N  NP 5.  Existe-t-il un système (manuel ou informatisé) qui aide le personnel à
recueillir, gérer et analyser les données de programmes ?
O  I  N  NP 6.  Les données sont-elles reportées de manière systémique ?
O  I  N  NP 7.  Existe-t-il un processus de gestion des données documenté qui
permet de signaler les conditions à remplir (par exemple, établir les
responsabilités et les échéanciers pour le recueil des données) ?
O  I  N  NP 8.  Existe-t-il un processus systématique permettant d’assurer le contrôle
de la qualité des données à tous les niveaux de la mise en œuvre,
notamment des contrôles ponctuels ?
Actions requises pour appuyer la
Section B :
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Liste de Verification
Compte-rendu et responsabilisation
Les données programmatiques devraient être analysées, utilisées pour la
planification et la prise de décisions et partagées avec les parties prenantes
extérieures. Cette section vous aidera à identifier à quel point votre
organisation utilise les informations reçues de ses programmes/projets.
C
O  I  N  NP 1.  Votre organisation analyse-t-elle régulièrement les rapports et les
données reçus en vue d’évaluer les réalisations et les difficultés ?
O  I  N  NP 2.  Les données ventilées par sexe sont-elles incluses dans cette analyse ?
O  I  N  NP 3.  L’analyse est-elle utilisée pour la planification des interventions ?
O  I  N  NP 4.  Des informations provenant des systèmes de suivi de votre organisation
sont-elles fournies aux directeurs/chargés de programmes en vue de les
aider dans la prise de décisions et dans la planification ?
O  I  N  NP 5.  Votre organisation produit-elle des rapports destinés aux donateurs
répondant aux conditions des donateurs, avec des informations de
qualité qui démontrent les progrès du programme ?
O  I  N  NP 6.  Votre organisation partage-t-elle les rapports sur le programme avec
d’autres parties prenantes extérieures, par exemple les autorités de
coordination nationale du VIH ?
Actions requises pour appuyer la
Section C :
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Liste de Verification
Apprentissage et partage des connaissances
Cette section vous aidera à identifier comment les informations provenant
des programmes et des projets de votre organisation sont recueillies
et utilisées.
D
O  I  N  NP 1.  Votre organisation prévoit-elle de conduire une évaluation au cours de
la durée de vie du plan ou du cadre stratégique de l’organisation ?
O  I  N  NP 2.  Votre organisation a-t-elle une façon systématique de partager les
résultats de l’évaluation avec tout le personnel impliqué dans les
programmes ?
O  I  N  NP 3.  Votre organisation dispose-t-elle d’un système permettant de s’assurer
que les leçons apprises et les « bonnes pratiques » sont appliquées
aux programmes ultérieurs ?
O  I  N  NP 4.  Les résultats et les leçons apprises des évaluations sont-ils partagés
avec d’autres parties prenantes nationales ?
O  I  N  NP 5.  Les données ventilées par sexe sont-elles correctement utilisées dans la
planification d’interventions ou pour le ciblage ?
Actions requises pour appuyer la
Section D :
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Plan d’action :
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Questions clés
N’oubliez pas de sauvegarder votre plan d’action rempli et de l’envoyer à
info@hivcode.orgou PO Box Genève 9 Suisse
Nom de l’Organisation  Personne-contact  Adresse e-mail
Signé par  Date
En remplissant cette liste de vérification pour
l’auto-évaluation, vous avez probablement
identifié des domaines ayant besoin d’être
améliorés et d’autres qui se trouvent déjà à un
niveau de « bonne pratique ».
Veuillez remplir le tableau du Plan d’action de
la page suivante et fournir des exemples de
la manière dont vous comptez améliorer le
travail de votre organisation au cours des six
prochains mois, en réfléchissant en premier
aux Questions clés présentées ci-dessous. Si
vous répondez « non » à l’une ou l’autre de
ces questions, il serait important pour vous de
commencer ici à améliorer votre travail !
1.  Votre organisation procède-t-elle à une évaluation
des besoins en impliquant les communautés
affectées et en incluant les points de vue des
hommes, des femmes et des jeunes au niveau
local, avant la conception et la planification du
programme ?
2.  Le programme/projet de votre organisation a-t-il
des objectifs inscrits dans le temps, mesurables et
en phase avec la stratégie nationale de VIH et de
SIDA ?
3.  Le plan de S&E de votre programme/projet
comporte-t-il des indicateurs qui sont clairement
liés aux objectifs du programme/projet ?
4.  Des ressources suffisantes sont-elles affectées
aux activités de S&E planifiées – notamment la
disponibilité d’un personnel qualifié, de ressources
financières et d’un équipement technique ?
5.  Existe-t-il un système (manuel ou informatisé) qui
aide le personnel à recueillir, gérer et analyser les
données de programmes ?
6.  Existe-t-il un processus systématique permettant
d’assurer le contrôle de la qualité des données à
tous les niveaux de la mise en œuvre, notamment
des contrôles ponctuels ?
7.  Votre organisation analyse-t-elle régulièrement
les rapports et les données en vue d’évaluer les
réalisations et les difficultés ?
8.  Votre organisation produit-elle des rapports
destinés aux donateurs répondant aux conditions
des donateurs, avec des informations de qualité
qui démontrent les progrès du programme ?
9.  Votre organisation prévoit-elle de conduire une
évaluation au cours de la durée de vie du plan ou
du cadre stratégique de l’organisation ?
10.  Votre organisation dispose-t-elle d’un système
permettant de s’assurer que les leçons apprises
et les « bonnes pratiques » sont appliquées aux
programmes ultérieurs ?
Self-Assessment Checklist - Advocacy www.hivcode.org
Plan d’action :
Module Sur le Suivi et Evaluation
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Résultats attendus
(Que voulons-nous
réaliser ?)
Activités clés
(Qu’avons-nous besoin
de faire ?)
Points d’action
(Comment le faisons-nous ?)
Ressources
(De quel type d’appui avonsnous besoin pour le faire?)
Calendrier
(Quand le ferons-nous ?)